秘書役としてのサービス|業務効率をUPさせる営業日報システム|上手く活用すればとても便利

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秘書役としてのサービス

名刺

名刺の整理を簡単にしたい

社会人であれば、避けては通れないこと。全国共通どころか万国共通とも言えるのが「名刺管理」です。新人の頃は、名刺が増えると自分の仕事が広がったような気持ちになり、増える名刺に嬉しさを覚えるでしょう。しかし、社会人になり年数が経つのに連れ、増える一方の名刺の管理に逆に辟易する人も多いのではないでしょうか。さらに、異動や昇進が重ねれば、さらに名刺は増えます。名前や特徴を記しておく方法もありますが、いざという時に探し出せないなんてケースも多々あることかと思います。政治家のように、ずっと優秀な秘書が付いていて、名刺管理をしてくれて、「この人はこのような経歴で以前会った時に、このような話をして、趣味は××で、今はこのような業務を担っていて・・」などという情報を教えてくれたら、仕事がスムーズに進むこともあるかもしれません。しかし、それを実現できるのは、おそらく役員クラスの一握り。また、取引相手の事を覚えていないことというのは、仕事上大きなマイナスポイントにもなります。

新たなサービス

上記のような解決策として、1つに名刺管理をアナログからデジタルにする方法があります。たとえば、名刺をスキャンして、データとして取り込み管理できるソフトがあります。データとして取り込めば、PCやスマホで、名前を検索したり、会った日付順に並べ替えたりすることが可能です。データにすることで、大幅に検索軸が広がるのです。大きなメリットは、名刺を持ち運ぶ必要が無くなるということでしょう。この場合、鍵となるのがOCR(光学文字認識)。これは、活字文書の画像を編集できる文字形式に変換する機能(ソフト)です。この精度が優秀であれば、スキャンの作業=名刺管理が済むことになります。ただ、まだ技術的OCRとして100%の精度はありません。そこで、スキャンした名刺を、名刺管理会社の入力スタッフが目視で入力して、間違いなく画像をデータに変換する外注サービスも出てきました。心配なのは、名刺データが外部に漏れてしまう点ですが、この点に関しては、画像データを細切れにして入力者には、元の情報が分からない状態になっているので安心できます。名刺管理をどうにかしたい人は、このような管理方法を取り入れてみてはいかがでしょう。